SOPAS DE LETRAS
DEFINICIÓN
GESTIÓN: Conjunto de
actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde
su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
DOCUMENTAL: Es la unidad archivística más mínima que
conforma un documento y en las unidades documentales se establecen si esos
tipos documentales están compuestos por unidades simples o complejas.
INFORMACIÓN: Número de datos contenidos en un mensaje o conjunto de signos o señales
sobre que opera el aparato. Conjunto de datos que se representan para dar a conocer el comportamiento de hechos y
fenómenos para apoyar la toma de decisiones.
CONOCIMIENTO: Facultad
del ser humano para comprender por medio de la razón la naturaleza, cualidades
y relaciones de las cosas.
COMPILACION: Obra en la que se recogen varios libros o
documentos o partes de ellos.
"una compilación de poesía moderna; una compilación de artículos publicados"
HERRAMIENTAS: es
aquel elemento elaborado con el objetivo de hacer más sencilla una determinada
actividad o labor mecánica, que requiere, para llevarla a buen puerto, de una
aplicación correcta
TÉCNICAS: Modo ordenado y sistemático de proceder para llegar a un resultado o fin determinado: las investigaciones científicas se rigen por el llamado método científico, basado en la observación y experimentación, recopilación de datos y comprobación de las hipótesis de partida.
MÉTODO: Modo ordenado y sistemático de proceder para llegar a un resultado o fin determinado: las investigaciones científicas se rigen por el llamado método científico, basado en la observación y experimentación, recopilación de datos y comprobación de las hipótesis de partida.
CONCEPTOS: Opinión o juicio, especialmente el que se tiene de una
persona.
TERMINOS: Condiciones, reglas o argumentos que entran en un debate, una
argumentación, etc., o que se establecen para un contrato o relación.
ASUNTO: Contenido de una unidad documental generado por una acción
administrativa.
TRAMITE: Conjunto de
actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde
su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
CONCEPTUAL:
de una expresión inevitablemente involucra tanto
a la definición (también llamada “connotación” e “intención” en literatura)
como a la extensión (también llamada “denotación”).
ORGANIZACIÓN:
Proceso archivístico
orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
PROCEDIMIENTOS: es
un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma
forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias
(por ejemplo, procedimiento de emergencia).
ARCHIVOS: Conjunto de documentos, sea cual fuere
su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a
la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de
la historia.
OBJETIVOS: independientemente de juicios personales, lo que no es
subjetivo, y que no se deja influir por consideraciones personales en sus
juicios o en su comportamiento.
·
Garantizar que la información del archivo sea válida.
·
Optimizar el acceso a los archivos.
·
Proveer soporte E/S a gran variedad de dispositivos de almacenamiento.
·
Entregar los datos que el usuario pide.
·
Minimizar o eliminar una potencial pérdida de datos
PLANIFICACION: Planificación a largo plazo, es lo que hay que hacer para
poder así cumplir con las metas.
Planificar
significa pensar
el viaje antes de hacerlo, en un esfuerzo
CONTROL: control de documentos tiene la
responsabilidad de administrar el flujo y el almacenamiento de documentos de una organización a
través de diversas funciones y procesos. Estos incluyen el mantenimiento de archivos y el uso de una adecuada
DIRECCION:
Es la
acción o influencia interpersonal de la administración para lograr que sus
subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de
decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzo. ADMINISTRACIÓN: Es aquel que posee un documento para la
administración que lo origino o para aquella que lo sucede como testimonio de
sus procedimientos y actividades.
ARCHIVISTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del
quehacer archivista, que comprende desde la elaboración del documento
hasta su eliminación o conservación permanente.
CREACION: constituye la génesis del documento archivístico como
resultado de las actividades y relaciones entre la Administración, las personas
físicas o jurídicas
CONSERVACIÓN: Conjunto de documentos de tal forma que
garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de
conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas y los libros o
tomos.
DOCUMENTOS:
Registro de información
producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus
actividades o funciones.
DESTRUCCION:
Tomando en
cuenta las pautas dadas en las Guías para la Organización de Archivos GGD.03,
en la Guía para la Transferencia Documental GGD.07, en la Guía para la
Protección y Conservación de Archivos GGD.08 y en el Acuerdo 037 de junio 19 de
2007 por el cual se crea el Comité de Archivo de la Universidad industrial de
Santander se establecen las condiciones para la eliminación de documentos y
depuración de los archivos .
TRANSFERENCIAS: Se refiere al traslado de
los documentos de un nivel de archivo a otro, según las tablas de retención
documental.
OFICINA: documentación de
archivo Según la Subdirección General de Coordinación de la Administración
Periférica del Ministerio de la Presidencia, forma parte del Archivo de
Gestión:
– Expedientes sometidos a procedimiento
reglado – Expedientes no reglados: materializan cualquier actividad sin que
pretendan la resolución administrativa de un asunto (informes, estadísticas…)
– Correspondencia oficial que materializa las
relaciones de un Órgano Administrativo con otros Órganos o personas físicas o
jurídicas.
– Registros, que son el testimonio de la
actividad de control administrativo, dan valor jurídico a la documentación que
contienen y certifican la existencia de un documento que asentó en su día
.
CONSULTA: Acceso a un
documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que
contienen.
PROCESO: se forman a partir
de una serie de etapas que siguen unas a otras para lograr una
cierta transformación. Un proceso, por lo tanto, implica un periodo de tiempo
en el que se desarrollan determinadas actividades.
PRODUCCIÓN: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de
sus funciones.
REGISTRAR:
Instrumento que
controla el ingreso de documentos a un archivo, siguiendo el orden cronológico
de entrada.
FUNCIONALIDAD: es la responsable de
elaborar, dirigir y coordinar todas las actuaciones encaminadas a la custodia,
conservación y difusión del patrimonio documental.
CLIENTE: Persona que utiliza los servicios de un profesional
o de una empresa, especialmente la que lo hace regularmente.
"el abogado reclama los documentos incautados a su cliente; las
nuevas compañías ofrecen al cliente un paquete de servicios muy ventajoso"
ELECTRONICOS: Conjunto
de documentos electrónicos producidos y almacenados a los principios y procesos
archivísticos.
